법인대리운전 계약 절차 — 처음 담당자가 헷갈리는 5가지

갑자기 법인대리운전 담당이 됐을 때

대부분의 경우 법인대리운전 도입 담당은 경영지원팀이나 총무팀에서 맡게 됩니다. 그런데 막상 시작하려고 하면 어디서부터 해야 할지 막막한 경우가 많습니다. "계약서에 뭐가 들어가야 하나", "요금은 어떻게 책정되나", "임직원 등록은 어떻게 하나" 같은 질문들이 한꺼번에 쏟아지죠.

실제로 진행해본 입장에서 단계별로 정리해봤습니다.

1단계: 제안서 요청

먼저 업체에 제안서를 요청합니다. 이때 회사 규모, 예상 이용 인원, 주요 이동 구간(출발지와 도착지)을 대략적으로 알려주면 업체 측에서 맞춤 요금 단가표를 포함한 제안서를 보내줍니다. 비즈콜대리운전 기준으로는 요청 후 영업일 1일 내에 받을 수 있습니다.

제안서에는 서비스 소개, 요금 구조, 계약 조건, 보험 내용, 사고 처리 절차 등이 담겨 있어 내부 결재용으로 쓰기 좋습니다. 참고로 어떤 업체를 후보로 넣을지 아직 안 정하셨다면 업체 비교 가이드를 먼저 읽고 2~3곳에서 제안서를 받아 나란히 비교하시는 걸 권합니다.

2단계: 내부 결재

제안서를 기반으로 내부 결재를 올립니다. 이때 주로 확인하는 항목은 세 가지입니다. 요금이 합리적인지, 세금계산서 발행이 가능한지, 사고 발생 시 처리 절차가 명확한지입니다. 법인대리운전은 후불 세금계산서 방식이기 때문에 경리팀에서 특별히 복잡한 준비를 할 필요가 없습니다.

3단계: 계약서 작성

계약서에는 기본 요금 단가, 할증 조건, 결제 방식, 해지 조건 등이 들어갑니다. 의무 약정 기간이 없는 업체도 있고, 6개월이나 1년을 요구하는 업체도 있습니다. 비즈콜대리운전은 의무 약정 없이 계약 후 언제든 해지가 가능합니다.

최소 이용 금액이 있는지도 꼭 확인하세요. 한 달에 한 번도 안 쓸 수 있는데 그래도 기본료를 내야 하는 구조라면 소규모 기업한테는 부담이 됩니다. 비즈콜대리운전은 최소 이용 금액이 없습니다. 계약서에 서명하기 전에 어떤 것들을 물어봐야 하는지는 계약 전 확인할 12가지 질문에 따로 정리해두었으니 같이 보시면 좋습니다.

4단계: 임직원 등록

계약 후에는 이용할 임직원의 전화번호를 시스템에 등록합니다. 이 과정은 업체 담당자가 안내해 주는 방식으로 진행됩니다. 등록된 번호로만 서비스를 호출할 수 있기 때문에 미등록 인원이 사용하는 걸 막을 수 있습니다. 나중에 퇴사·입사가 생기면 등록 번호를 업데이트하면 됩니다.

5단계: 서비스 이용 및 월 정산

실제 이용은 전화나 전용 앱으로 호출합니다. 한 달 사용 후 익월 초에 전자세금계산서가 발행되고, 그 금액을 이체하면 정산이 완료됩니다. 사용 내역은 관리자 페이지에서 실시간으로 확인할 수 있습니다.

담당자가 처음에 가장 신경 쓰는 부분은 보통 '한 달에 얼마나 나오나'인데, 이용한 만큼만 청구되는 구조라 첫 달에 써보면서 예산을 가늠해볼 수 있습니다.

동시 계약도 됩니다

기존에 다른 법인대리운전 업체를 쓰고 있어도 상관없습니다. 동시 계약을 허용하는 업체들이 있고, 비즈콜대리운전도 마찬가지입니다. 같이 써보면서 배차 속도나 기사 품질을 직접 비교해본 뒤 결정하는 방식을 권합니다.

이 5단계가 실제 회사에서 어떻게 흘러가는지 궁금하시면, 직원 180명 제조사가 검토부터 정착까지 3개월간 밟은 과정을 기록한 도입 사례 글을 참고하세요. 내부 설득 자료 만들 때 특히 도움이 됩니다.